Τελευταία ενημέρωση 27 Μαΐου 2016

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΤΜΗΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΕΘΙΜΟΤΥΠΙΑΣ

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

1. ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ σελ. 3
2. ΦΟΡΕΙΣ ΠΟΥ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΝΟΥΝ σελ. 4
3. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ σελ. 5
4. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ σελ. 7
5. ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ σελ. 13
6. ΕΠΙΣΗΜΗ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑ- ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΡΑΤΩΝ ΜΕΛΩΝ σελ. 14
7. ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΤΗΣ ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ
(ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΕΙΣ- ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΕΣ)
ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗΣ ΤΗΣ ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ (5-10-1961) (APOSTILLE)

ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΣΦΡΑΓΙΔΑ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ

Η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) είναι η σφραγίδα η οποία απαιτείται, σύμφωνα με την Σύμβαση Επισημείωσης της Σφραγίδας της Χάγης (5-10-1961), να τεθεί στα δημόσια έγγραφα από το Κράτος που τα έχει συντάξει, προκειμένου να βεβαιωθεί η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και ενδεχομένως, η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο. Η χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι βασική προϋπόθεση για να γίνουν δεκτά τα δημόσια έγγραφα μεταξύ οποιουδήποτε Κράτους έχει προσχωρήσει στην Σύμβαση αυτή και οποιωνδήποτε Κρατών δεν έχουν προβάλλει αντίρρηση κατά της προσχώρησης του.(βλ. κατάλογο κρατών που έχουν προσχωρήσει στην σύμβαση). Η χώρα μας κύρωσε την ανωτέρω Σύμβαση με τον νόμο 1497/1984 - ΦΕΚ Α' 188/27-11-1984.

Για την χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι απαραίτητη η ύπαρξη του δείγματος υπογραφής του υπογράφοντος το δημόσιο έγγραφο, με εξαίρεση τα έγγραφα που φέρουν την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (ψηφιακή υπογραφή) ΠΠ1, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 2 και 3 του Π.Δ. 150/2001 - ΦΕΚ 125 Α'/25-6-2001.

Ως δημόσια έγγραφα κατά τη Σύμβαση θεωρούνται :

• Τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του κράτους, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων που προέρχονται από εισαγγελική αρχή, δικαστικό γραμματέα ή δικαστικό επιμελητή.

• Τα διοικητικά έγγραφα.

• Τα συμβολαιογραφικά έγγραφα.

• Οι επίσημες βεβαιώσεις που τίθενται σε ιδιωτικό έγγραφο (βεβαιώσεις- θεωρήσεις- επικυρώσεις).

Όταν τα έγγραφα πρόκειται να σταλούν σε Κράτος μη μέλος της Σύμβασης της Χάγης (Apostille) ή σε Κράτος για το οποίο η χώρα μας έχει εγείρει αντιρρήσεις, ακολουθείται η οδός της επικύρωσης των εγγράφων αυτών από τα εποπτεύοντα Υπουργεία και στην συνέχεια από το ΥΠΕΞ.

ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΦΟΡΕΙΣ ΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΤΗΣ ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ (APOSTILLE)

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 280, παρ. του Ν.3852/2010, ΦΕΚ 87/Α'/7-6- 2010 (του ιδρυτικού νόμου 2503/1997 - ΦΕΚ 107 Α') και του άρθρου 186 του παρόντος νόμου, καθώς και του νόμου 1497/1984 - ΦΕΚ Α' 188/27-11-1984, ο οποίος και κύρωσε την Σύμβαση της Χάγης, οι αρχές που χορηγούν την Επισημείωση του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης είναι:

1. ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΕΙΣ

Επισημειώνουν τα δημόσια διοικητικά έγγραφα των δημοσίων πολιτικών υπηρεσιών του νομού που δεν περιέχονται στην αρμοδιότητα της αιρετής περιφέρειας, τα έγγραφα των νομικών προσώπων του δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), καθώς και τα έγγραφα των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης πρώτου βαθμού και των ληξιαρχείων.

2. ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΕΣ

Επισημειώνουν τα έγγραφα των υπηρεσιών της περιφέρειας.

3. ΠΡΩΤΟΔΙΚΕΙΑ

Επισημειώνουν τα δικαστικής φύσεως έγγραφα.

ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗΣ

• Συμπλήρωση των δέκα (10) αριθμημένων τυποποιημένων στοιχείων πληροφοριών.



Κάθε στοιχείο πρέπει να συμπληρώνεται στο βαθμό που είναι διαθέσιμη η σχετική πληροφορία.

Κανένα στοιχείο δεν πρέπει να μείνει κενό, ενώ εάν κάποιο στοιχείο δεν ισχύει, θα πρέπει να αναγράφεται ως «μη εφαρμόσιμο».

• Γλώσσα των προστιθέμενων πληροφοριών

Η Αρμόδια Αρχή μπορεί να συμπληρώσει τα δέκα (10) αριθμημένα τυποποιημένα στοιχεία πληροφοριών στην αγγλική, τη γαλλική ή τη γλώσσα της Αρμόδιας Αρχής (εφόσον δεν είναι καμία από αυτές τις δύο) ή και σε άλλη γλώσσα. Γενικά ενθαρρύνεται η συμπλήρωση στα αγγλικά ή στα γαλλικά ώστε να διασφαλίζεται ότι η επισημείωση έχει ισχύ στην αλλοδαπή. (βλ. Συμπεράσματα και Συστάσεις, αριθ.90 της Ειδικής Επιτροπής, 2009). Ο τίτλος (Apostille, Convention de la Haye 5 Octobre 1961) πρέπει να αναφέρεται στην γαλλική γλώσσα.

• Πολλαπλά έγγραφα

Η επισημείωση πιστοποιεί μόνο την γνησιότητα της υπογραφής/σφραγίδας ενός μόνο υπαλλήλου ή μιας αρχής. Συνεπώς, μία επισημείωση δεν μπορεί να χορηγηθεί για πολλαπλά έγγραφα που συντάσσονται από διαφορετικούς υπαλλήλους. Για λόγους χρησιμότητας, ορισμένες Αρμόδιες Αρχές χορηγούν μία επισημείωση για πολλαπλά έγγραφα που έχουν ομαδοποιηθεί, όπου το κάθε έγγραφο της δέσμης συντάσσεται από τον ίδιο υπάλληλο ή την ίδια αρχή.

• Υπογραφή

Η Σύμβαση δεν προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να υπογράφονται οι επισημειώσεις. Στην πράξη, οι έντυπες επισημειώσεις υπογράφονται χειρογράφως (φυσική/ χειρόγραφη υπογραφή) ή με επίθεση σφραγίδας ή με τεχνικά μέσα (προσομοίωση υπογραφής) ή με ηλεκτρονική υπογραφή, με τη χρήση ψηφιακού πιστοποιητικού.

• Ηλεκτρονική Επισημείωση (e-APP)

Από τον Απρίλιο του 2006 έχει εκδοθεί εγχειρίδιο σχετικό με την ηλεκτρονική σφραγίδα επισημείωσης της Χάγης, το οποίο μετονομάστηκε (e-Apostille). Από το 2012 άρχισε να εφαρμόζεται σταδιακά από αρκετά Κράτη μέλη της Σύμβασης.

Το πρόγραμμα προσφέρει ασφάλεια, απλούστευση διαδικασιών και οικονομία, σύμφωνα με την Σύμβαση της Χάγης.

Το ηλεκτρονικό πιλοτικό πρόγραμμα (e-App) αποτελείται από δύο διαφορετικές πλατφόρμες:

α). Την έκδοση ηλεκτρονικών Apostille χρησιμοποιώντας την τεχνολογία PDF ως προς την έκδοση και την υπογραφή με την βοήθεια ενός ηλεκτρονικού πιστοποιητικού.

β). Δυνατότητα κάθε Αρμόδιας Αρχής να καταγράψει όλες τις επισημειώσεις που αυτή εκδίδει, ανεξάρτητα αν αυτές έχουν εκδοθεί σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή, σ έναν ηλεκτρονικό κατάλογο.

Με αυτόν τον τρόπο μία εκδούσα αρχή μπορεί να ελέγξει την προέλευση του σχετικού Apostille άλλης αρχής.

Το ηλεκτρονικό Apostille συμβάλλει αποτελεσματικά στην λύση μελλοντικών προβλημάτων (όπως επισημείωση ηλεκτρονικά εκδιδόμενων εγγράφων, κ.τ.λ.). Η χώρα μας δέχεται τα ηλεκτρονικά Apostille των Κρατών που τα εφαρμόζουν και δεν έχει εγείρει αντιρρήσεις σχετικά με αυτά.

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Α. ΔΗΜΟΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε πρωτότυπα δημόσια έγγραφα ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής, που έχουν ισχύ πρωτοτύπου (ΥΠΕΣ 47302/26-8-2008). Αν δεν προβλέπεται έκδοση ακριβούς αντιγράφου (π.χ. άδεια οδήγησης, πρωτόκολλα καταστροφής, παλαιά έγγραφα διοικητικής ισχύος κτλ) τότε η επισημείωση χορηγείται σε ακριβές φωτοαντίγραφο επικυρωμένο από την εκδούσα αρχή.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΔΗΜΩΝ-ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
- Πιστοποιητικά Γέννησης
- Πιστοποιητικά Οικογενειακής Κατάστασης
- Ληξιαρχικές πράξεις Γάμου
- Άδεια γάμου
- Λοιπά έγγραφα

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εντός των χρονικών ορίων που θέτουν οι διάφορες υπηρεσίες (ΥΠΕΣ Φ.131360/8297/5-6-2014).

Εξαιρούνται τα έγγραφα που σχετίζονται με:
- Προσωπική κατάσταση
- Δικαιοπρακτική ικανότητα
- Οικογενειακή κατάσταση
- Ιθαγένεια
- Κατοικία, διαμονή
- Πράξης ή έγγραφα τέλεσης γάμου
- Έκδοση ληξιαρχικής πράξης γάμου
και προέρχονται από τις χώρες που έχουν επικυρώσει την Σύμβαση περί απαλλαγής από την επικύρωση ορισμένων πράξεων και εγγράφων, 15-9-1977 (ΥΠΕΣ 22746/3-6-2014, ΦΕΚ 19 Α', Ν.4231/2014). Οι χώρες που έχουν επικυρώσει την εν λόγω σύμβαση είναι:
ΑΥΣΤΡΙΑ, ΓΑΛΛΙΑ, ΕΛΛΑΔΑ, ΙΣΠΑΝΙΑ ΙΤΑΛΙΑ, ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ, ΟΛΛΑΝΔΙΑ, ΠΟΛΩΝΙΑ, ΠΟΡΤΟΓΑΛΙΑ, ΤΟΥΡΚΙΑ.

Οι πράξεις και τα έγγραφα αυτά θα γίνονται αποδεκτά χωρίς επικύρωση ή ισοδύναμη διατύπωση, με την προϋπόθεση ότι, θα φέρουν ημερομηνία και υπογραφή ή σφραγίδα της αρμόδιας εκδούσας αρχής του κράτους που τα χορήγησε.

- Πολύγλωσσο πιστοποιητικό ικανότητας γάμου

Στα πλαίσια της Κύρωσης της Σύμβασης με το Ν.4230/2014 (ΦΕΚ 18 Α' /28-1- 2014) για την έκδοση πιστοποιητικού ικανότητας γάμου (Μόναχο, 5-9-1980, Convention CIEC No 20) το έκαστο συμβαλλόμενο κράτος εκδίδει το πρότυπα πολύγλωσσο πιστοποιητικό το οποίο φέρει ημερομηνία, υπογραφή και σφραγίδα της αρχής που το εξέδωσε και έχει ισχύ έξι μηνών από την ημερομηνία έκδοσής του. Η εν λόγω Σύμβαση έχει κυρωθεί από τα κράτη:
ΑΥΣΤΡΙΑ, ΓΕΡΜΑΝΙΑ, ΕΛΛΑΔΑ, ΕΛΒΕΤΙΑ, ΙΣΠΑΝΙΑ, ΙΤΑΛΙΑ, ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ, ΜΟΛΔΑΒΙΑ, ΟΛΛΑΝΔΙΑ, ΠΟΡΤΟΓΑΛΙΑ, ΤΟΥΡΚΙΑ.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗΣ

- Ταυτότητες
- Διαβατήρια
- Λοιπές Βεβαιώσεις

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση με υπογραφή του Διοικητή του οικείου Αστυνομικού τμήματος ή από την Γενική Αστυνομική Διεύθυνση (ΥΠΕΣ Φ.090/1091/ΑΣ194/18-8-1979, Φ.094/1/ΑΣ117/31- 3-1988, ΔΙΣΚΠΟ/Φ. 15/15409/27-7-2006 και ΕΛΑΣ 7011/12/5ριδ'/8-6-1988 και Εγκύκλιος της Αστυνομίας 30-11-2005).

• ΣΤΡΑΤΙΩΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ
Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση ή επικύρωση από τους Διοικητές ή Ελεγκτές των αντίστοιχων υπηρεσιών του στρατού.

• ΕΦΟΡΙΑΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ
Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση από την αρμόδια ΔΟΥ. Τα δεδομένα των ηλεκτρονικών υποβαλλόμενων εγγράφων Ε1, Ε2, Ε3, Ε5, Ε9, θα πρέπει να αναγράφονται σε υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερόμενου, όπου θα βεβαιώνεται το γνήσιο της υπογραφής του, προκειμένου να επισημειωθούν (άρθρο 8, Ν.1599/1986, ΦΕΚ Α', 75/1986).

Τα έγγραφα που χορηγούνται ηλεκτρονικά στους ενδιαφερόμενους μέσω του συστήματος TAXISNET και των οποίων η έκδοση προβλέπεται στις ειδικές διατάξεις (όπως πχ. οι πράξεις διοικητικού ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου εισοδήματος (το εκκαθαριστικού εφορίας) θα επικυρώνονται από τις αρμόδιες ΔΟΥ με την σφραγίδα 'ακριβές αντίγραφο' και στη συνέχεια θα προσκομίζονται από τους ενδιαφερόμενους στην οικεία Αποκεντρωμένη Διοίκηση.

• ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

- Έγγραφα Α/βάθμιας και Β/βάθμιας Εκπαίδευσης (απολυτήρια, έλεγχοι, κτλ)
- Έγγραφα Πανεπιστημίων και Τ.Ε.Ι.

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον είναι επικυρωμένα από τις αντίστοιχες Διευθύνσεις, τους Προϊσταμένους ή αναπληρωτές των Τμημάτων ή τους υπαλλήλους Γραμματείας που έχουν δικαίωμα επικύρωσης.

-Έγγραφα από Αμιγή Ελληνικά σχολεία του εξωτερικού

Επισημειώνονται από τον Γενικό Γραμματέα της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής, εφόσον έχουν θεώρηση από τον συντονιστή εκπαίδευσης της οικείας χώρας.
- Έγγραφα Κρατικών ή Ιδιωτικών σχολών μουσικής, χορού και θεάτρου

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση από το Υπουργείο Πολιτισμού Παιδείας και Θρησκευμάτων.

- Έγγραφα ιδιωτικών και δημοσίων ΙΕΚ

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον έχει εκδοθεί από τον Ε.Ο.Π.Π.Ε.Π. (Εθνικό Οργανισμό Πιστοποίησης Προσόντων και Επαγγελματικού Προσανατολισμού, που αντικατέστησε τον Ο.Ε.Ε.Κ.) και φέρει θεώρηση από το Υπουργείο Παιδείας.

- Έγγραφα ΟΑΕΔ

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον είναι επικυρωμένα από τους Διευθυντές ή αναπληρωτές Διευθυντές των κατά τόπους εκπαιδευτικών μονάδων αυτών ή φέρουν θεώρηση από κεντρικό τομέα του ΟΑΕΔ.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΦΟΡΕΩΝ ΥΓΕΙΑΣ

-Έγγραφα από πανεπιστημιακά, δημόσια και στρατιωτικά νοσοκομεία

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, εφόσον φέρουν βεβαίωση του γνησίου υπογραφής των γιατρών που τα έχουν υπογράψει, από εξουσιοδοτημένο διοικητικό υπάλληλο του νοσοκομείου ή του δημόσιου φορέα υγείας, που έχει τον διοικητικό έλεγχο.
-Έγγραφα Ι.Κ.Α., Π.Ε.Δ.Υ. και Ε.Ο.Π.Υ.Υ.

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον έχουν εκδοθεί ή επικυρωθεί ως ακριβή αντίγραφα από τον αρμόδιο υπάλληλο της κεντρικής υπηρεσίας ή του τοπικού υποκαταστήματος. Για έγγραφα τα οποία διακινούνται με συγκεκριμένη μορφή διευρωπαϊκώς, δεν χρειάζεται περαιτέρω επικύρωση.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΕΚΚΛΗΣΙΑΣΤΙΚΑ

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση από την οικεία Μητρόπολη. Για τα λοιπά δόγματα ή δοξασίες ισχύει ότι και για τα Ν.Π.Δ.Δ. (ΥΠΟΠΑΙΘ 107/28-3-2012).

• ΦΕΚ

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση, εφόσον φέρουν θεώρηση από την Διεύθυνση Πωλήσεως Εθνικού Τυπογραφείου του ΥΠΕΣ.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΔΙΚΑΣΤΙΚΑ

- Έγγραφα του Υπουργείου Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων.

Αντίγραφα Ποινικού Μητρώου για Έλληνες που έχουν γεννηθεί στο εξωτερικό ή αλλοδαπούς, επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον δεν είναι παλαιότερα των τριών μηνών.
-Έγγραφα που εκδίδονται από το Πρωτοδικείον, το Ειρηνοδικείον, το Πταισματοδικείον και τον Άρειο Πάγο.

Επισημειώνονται από τα Πρωτοδικεία (ΥΠΕΣ 5325/2-2-2011).
- Ποινικά Μητρώα -Έγγραφα συμβολαιογραφικά

-Έγγραφα Υποθηκοφυλακείου

-Έγγραφα δικαστικών επιμελητών Πρωτοδικείου επικυρωμένα από τον Πρόεδρο επιμελητών

Επισημειώνονται από την Εισαγγελία Πρωτοδικών ή τα Πρωτοδικεία των νομών όπου έχουν εκδοθεί.

-Έγγραφα από το Διοικητικόν Πρωτοδικείον

-Έγγραφα από το Διοικητικόν Εφετείον

-Έγγραφα από το Συμβούλιο της Επικρατείας

Επισημειώνονται από το Διοικητικό Πρωτοδικείο. Σε κάθε δικαστικής φύσης δημόσιο έγγραφο, επιβάλλεται τέλος ύψους δέκα (10) ευρώ, για την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης (Apostille), (ΦΕΚ 1399/Β'/7-6-2013)

•ΕΓΓΡΑΦΑ ΦΟΡΕΩΝ ΠΟΥ ΕΠΟΠΤΕΥΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΥΠΟΥΡΓΕΙΑ

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση ως εξής:

- αν είναι Ν.Π.Δ.Δ. επισημειώνονται χωρίς περαιτέρω επικύρωση ή θεώρηση.

- αν είναι Ν.Π.Ι.Δ. επισημειώνονται εφόσον φέρουν θεώρηση του εποπτεύοντος Υπουργείου ή εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά (πχ. ΟΒΙ.)

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΡΕΣΒΕΙΩΝ, ΠΡΟΞΕΝΕΙΩΝ ΚΑΙ ΞΕΝΩΝ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ

Επικυρώνονται από το Υπουργείο Εξωτερικών (Φ.093/3/ΑΣ 1856/98, ΦΕΚ 478 Β'). Εξαιρούνται τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί από διπλωματικούς ή προξενικούς πράκτορες των Κρατών-μελών της Σύμβασης του Συμβουλίου της Ευρώπης (Λονδίνο, 7-6-1968) η οποία κυρώθηκε από τη χώρα μας με το Ν. 844/1978, τα οποία διακινούνται μεταξύ των Κρατών-μελών χωρίς περαιτέρω επικύρωση. Τα Κράτη- μέλη είναι :
ΑΥΣΤΡΙΑ, ΚΥΠΡΟΣ, ΤΣΕΧΙΑ, ΓΑΛΛΙΑ, ΓΕΡΜΑΝΙΑ, ΙΡΛΑΝΔΙΑ, ΙΤΑΛΙΑ, ΛΙΧΤΕΝΣΤΑΙΝ, ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ, ΙΣΠΑΝΙΑ, ΟΛΛΑΝΔΙΑ, ΝΟΡΒΗΓΙΑ, ΠΟΛΩΝΙΑ, ΠΟΡΤΟΓΑΛΙΑ, ΜΟΛΔΑΒΙΑ, ΣΟΥΗΔΙΑ, ΕΛΒΕΤΙΑ, ΤΟΥΡΚΙΑ, ΗΝΩΜΕΝΟ ΒΑΣΙΛΕΙΟ, ΕΣΘΟΝΙΑ, ΡΟΥΜΑΝΙΑ.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΜΕΝΑ ΣΕ ΔΗΜΟΣΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑ

- Αντίγραφα πρακτικών ΔΣ

- Πιστοποιητικά- Βεβαιώσεις- Αποσπάσματα, καταχωρημένα στο Γενικό Εμπορικό μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ)

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον δοθεί βεβαίωση καταχώρησης ή εκδοθεί ακριβές αντίγραφο από την υπηρεσία στην οποία έχει καταχωρηθεί. Για τα πιστοποιητικά-βεβαιώσεις και αποσπάσματα που χορηγούνται από το Γ.Ε.ΜΗ, αποκλειστικά με ηλεκτρονικό τρόπο και φέρουν ψηφιακή υπογραφή (ΠΠ1) θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι να ακολουθούν τις οδηγίες του ιστότοπου www.businessportal. gr προκειμένου τα έγγραφα αυτά να επισημειωθούν (Υπουργική Απόφαση Κ2-4946/15.10.2014 -ΦΕΚ 2919 Β', ΚΥΑ 79760/30.12.2014 -ΦΕΚ 3623 Β ,ΥΠΕΣ 9643/19-3-2015, 10508/27-3-2015 και 14170/27-4-2015).

Β. ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε ιδιωτικό έγγραφο εφόσον έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο, από δημόσια διοικητική αρχή ή τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών. Η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής ενδιαφερομένου, προβλέπεται από τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 11 του Ν.2690/1999 (ΦΕΚ 45/τ.Α'/9-3-1999) «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» και της παραγράφου 3 του άρθρου 16 του ν. 3345/2005 (ΦΕΚ 138/ Α'/16-6-05) και γίνεται από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή ή τα ΚΕΠ, βάσει του δελτίου ταυτότητας ή των αντίστοιχων εγγράφων που προβλέπονται στο άρθρο 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.

•ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΑ

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον έχουν κατατεθεί στην ΔΟΥ, σύμφωνα με το άρθρο 8 παρ.16 του Ν.1882/1990, ΦΕΚ 43/Α' και με τις Αποφάσεις του ΦΕΚ 951/21-7-2000, με εξαίρεση έγγραφα χρηματιστηριακών επιχειρήσεων και των συμφωνητικών τα οποία αναφέρονται στο άρθρο 27 παρ.6 του Ν.2682/8-2-1999, ΦΕΚ 16/Α' τα οποία προκειμένου να επισημειωθούν θα πρέπει να βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής των άρθρων 11 και 3 του Ν.2690/1999.

•ΕΓΓΡΑΦΑ ΙΔΙΩΤΙΚΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ

- Έγγραφα ιδιωτικών ΙΕΚ

- Λοιπά εκπαιδευτικά ιδρύματα

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον έχουν εκδοθεί επικυρωμένα φωτοαντίγραφα από το ΥΠΟΠΑΙΘ στην Αθήνα.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΙΔΙΩΤΙΚΩΝ ΝΟΣΗΛΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ -Έγγραφα ιδιωτικών κλινικών

-Έγγραφα ιδιωτικών νοσοκομείων (ιατρικές γνωματεύσεις, βεβαιώσεις, κτλ.) -Έγγραφα από ιδιώτη γιατρό

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον φέρουν βεβαίωση του γνήσιου της υπογραφής του γιατρού που τα έχει υπογράψει, από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του αντίστοιχου Ιατρικού συλλόγου.

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ -Έγγραφα Εταιρειών του εσωτερικού

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον είναι πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα της υπηρεσίας όπου είναι καταχωρημένες οι εταιρείες, οι οποίες βάση των νομιμοποιητικών στοιχείων των εταιρειών χορηγούν θεώρηση του γνησίου υπογραφής και βεβαίωση της ιδιότητάς τους (ΥΠΕΣ 3586/19-1-2010, 58545,58171/24-1-2008).

- Έγγραφα Εταιρειών του εξωτερικού

Σε έγγραφα εταιρειών με έδρα στο εξωτερικό, ΔΕΝ χορηγείται η σφραγίδα της Χάγης από ελληνικές διοικητικές αρχές. Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να απευθύνονται σε συμβολαιογράφο οπότε και να επισημειώνονται ως δικαστικής φύσεως έγγραφα από το οικείο Πρωτοδικείο ή από τις ελληνικές προξενικές αρχές της οικείας χώρας (ΥΠΕΣ 49413/13-12-13). Εάν το έγγραφο είναι ξενόγλωσσο μπορεί να ζητηθεί από την υπηρεσία, η προσκόμιση μετάφρασής του από το Υπουργείο Εξωτερικών ή από δικηγόρο (ΥΠΕΣ 58545,58171/24-1-2008).

- Έγγραφα Εταιρειών από το Γ.Ε.ΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο)

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση (βλ. ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΜΕΝΑ ΣΕ ΔΗΜΟΣΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑ).

• ΕΓΓΡΑΦΑ ΙΔΙΩΤΩΝ ΔΙΚΑΣΤΙΚΩΝ ΕΠΙΜΕΛΗΤΩΝ (οι οποίοι δεν ανήκουν στο Πρωτοδικείο)

Επισημειώνονται από Αποκεντρωμένη Διοίκηση εφόσον φέρουν θεώρηση από τον πρόεδρο του Συλλόγου Δικαστικών Επιμελητών.

Γ. ΞΕΝΟΓΛΩΣΣΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

-Αλλοδαπά συμβολαιογραφικά πληρεξούσια έγγραφα

Γίνονται δεκτά εφόσον φέρουν την επισημείωση Apostille, όταν η χώρα προέλευσής τους είναι μέλος της Σύμβασης της σφραγίδας της Χάγης, ή στην αντίθετη περίπτωση θα πρέπει να φέρουν τη θεώρηση του Έλληνα Πρόξενου (ΔΙΣΚΠΟ/Φ.18/25014(ΠΕ)/11.2.2013 , ΑΔΑ: ΒΕΔΓΧ-ΙΟΨ).

-Μεταφράσεις Αλλοδαπών Εγγράφων (μεταφράζονται ΜΟΝΟ αν είναι επισημειωμένα από τη χώρα προέλευσής τους ή φέρουν επικύρωση από την ελληνική προξενική αρχή της χώρας αυτής)

Επίσημη μετάφραση γίνεται από:
1. Μεταφραστική υπηρεσία Υπουργείου Εξωτερικών
2. Δικηγόρο που βεβαιώνει ότι πρόκειται για μετάφραση του συγκεκριμένου εγγράφου. Η βεβαίωση θα πρέπει να είναι επί του εγγράφου ή της μετάφρασης.
3. Πτυχιούχος του μεταφραστικού τμήματος του Ιονίου Πανεπιστημίου (Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους 495/2004).
4. Ορκωτούς Μεταφραστές του Υ11ΕΞ
5. Πρεσβείες και Προξενεία

Δ. ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΔΕΝ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΝΟΝΤΑΙ

-Έγγραφα χωρίς έλεγχο γνησιότητας υπογραφής
- Επικυρωμένα φωτοαντίγραφα από ΚΕΠ
- Εκτυπωμένα φαξ, e-mail
- Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενα έγγραφα (ΠΠ7)
-Έγγραφα των δημοσίων υπηρεσιών που αφορούν εμπορικές ή τελωνειακές πράξεις (π.χ. τιμολόγια)

ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ

ΚΡΑΤΗ ΓΙΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ Η ΕΛΛΑΔΑ ΕΧΕΙ ΠΡΟΒΑΛΕΙ ΑΝΤΙΤΑΞΗ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΗΝ ΕΙΣΔΟΧΗ ΤΟΥΣ ΣΤΗΝ ΣΥΜΒΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗΣ
ΤΗΣ ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ

Τα Κράτη μέλη για τα οποία η Ελλάδα έχει προβάλει αντίταξη ως προς την εισδοχή τους και συνεπώς η Σύμβαση της Χάγης (Apostille) δεν ισχύει μεταξύ της χώρας μας και αυτών των κρατών, είναι τα εξής :
ΑΛΒΑΝΙΑ, ΠΕΡΟΥ, ΚΙΡΓΙΣΤΑΝ, ΜΟΓΓΟΛΙΑ, ΟΥΖΜΠΕΚΙΣΤΑΝ. (τελευταία ενημέρωση-ΥΠΕΞ φ.0546/Μ.1903/(ΑΣ 423)/ΣΗΔΕ/16-12-2015)

ΚΡΑΤΗ ΓΙΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΙΔΙΚΟ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΗΝ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ

• Τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί στην ΚΥΠΡΟ και προορίζονται να προσαχθούν στην Ελλάδα, τα οποία θεωρούνται ως δημόσια έγγραφα, κατά το άρθρο 1 της Σύμβασης της Χάγης, θα πρέπει να φέρουν την επισημείωση, εκτός και αν προορίζονται για τους σκοπούς της διμερούς Σύμβασης νομικής συνεργασίας του1984 (Ν.1548/1985- ΦΕΚ Α'/1995), οπότε απαλλάσσονται από την επικύρωση. Όσον αφορά τα ιδιωτικά έγγραφα, εφαρμοστέο είναι το άρθρο 12 παρ.2 της ελληνο-κυπριακής Σύμβασης του 1984 (ΥΠΕΞ, Ειδική Νομική Υπηρεσία, Φ.6650. 7α/801).

• Κατόπιν της διμερούς συμφωνίας μεταξύ Ελλάδας- Τσεχοσλοβακίας περί Δικαστικής Αρωγής, (που υπεγράφη στην Αθήνα, στις 22-10-1980 και κυρώθηκε με το Ν.1323/1983- ΦΕΚ Α' 8/12-1-1983), παρέμεινε δε σε ισχύ στις σχέσεις μεταξύ Ελλάδας και των διαδόχων κρατών ΤΣΕΧΙΑΣ και ΣΛΟΒΑΚΙΑΣ, η επισημείωση χορηγείται σε όλα τα έγγραφα των εν λόγω κρατών, πλην όσων επισυνάπτονται σε αιτήματα δικαστικής συνδρομής που ανταλλάσσονται μεταξύ των Υπουργείων Δικαιοσύνης.

• Όταν τα έγγραφα προέρχονται από Κράτος μη μέλος της Σύμβασης της Χάγης (Apostille) ή από Κράτος για το οποίο η χώρα μας έχει εγείρει αντιρρήσεις, η διαδικασία που ακολουθείται είναι η εξής :

Προκειμένου ένα τέτοιο έγγραφο να γίνει αποδεκτό από ελληνικές δημόσιες υπηρεσίες, απαιτείται η προξενική επικύρωσή του. Η προξενική επικύρωση μπορεί να τεθεί σε αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο που εκδίδεται από Αρχές χώρας μη συμβαλλόμενης στη Σύμβαση της Χάγης από την οικεία ελληνική προξενική αρχή στη χώρα προέλευσης, εφόσον έχει προηγηθεί η επικύρωσή του από το Υπουργείο Εξωτερικών της χώρας προέλευσης του εγγράφου. Εναλλακτικά, το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο μπορεί να επικυρωθεί από το Τμήμα Επικυρώσεων του ΚΕΠΠΑ του ΥΠΕΞ., εφόσον μετά την επικύρωσή του από το Υπουργείο Εξωτερικών της οικείας χώρας, επικυρωθεί από την Προξενική Αρχή της χώρας αυτής στην Ελλάδα. Για έγγραφα προέλευσης από τα κράτη μη-μέλη της Σύμβασης της Χάγης, ΑΙΘΙΟΠΙΑ, ΑΛΓΕΡΙΑ, ΑΦΓΑΝΙΣΤΑΝ, ΓΚΑΝΑ, ΕΡΥΘΡΑΙΑ, ΙΝΔΟΝΗΣΙΑ, ΙΡΑΚ, ΙΡΑΝ, ΚΕΝΥΑ, Λ.Δ. ΚΟΝΓΚΟ, ΛΙΒΥΗ, ΜΑΛΙ, ΜΑΡΟΚΟ, ΜΠΑΓΚΛΑΝΤΕΣ, ΝΙΓΗΡΙΑ, ΠΑΚΙΣΤΑΝ, ΣΕΝΕΓΑΛΗ, ΣΟΥΔΑΝ, ΣΡΙ ΛΑΝΚΑ, ΦΙΛΙΠΠΙΝΕΣ, η επικύρωση γίνεται μόνο μέσω της αρμόδιας ελληνικής προξενικής Αρχής, στις οικείες χώρες.(ΥΠΕΞ).

ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΡΑΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗΣ ΤΗΣ ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ (Apostille)

Η ενημέρωση σχετικά με τα Κράτη που είναι ήδη μέλη καθώς και για όσα πρόκειται να εισχωρήσουν στην Σύμβαση της Χάγης στο μέλλον, θα πρέπει να γίνεται από την επίσημη ιστοσελίδα της Χάγης :

HCCH
www.hcch.net (The Apostille Section)