Ανδρέας Κ. Σακελλαριάδης
Λογιστής – Φοροτέχνης

Σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 16 «Υποβολή καταστάσεων προσωπικού και προγραμμάτων ωρών εργασίας» του Νόμου 2874/2000,

1. Κάθε εργοδότης υπαγόμενος στις διατάξεις του παρόντος υποχρεούται όπως μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου καταθέτει, καθ΄ οιονδήποτε τρόπο, στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε.-Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης, εις διπλούν, πίνακα με την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης ο οποίος θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία ενός εκάστου των απασχολούμενων σε αυτή μισθωτών.
Α. Το ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση (τέκνα).
Β. Την ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και την τυχόν προϋπηρεσία στην ειδικότητα.
Γ. Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (Ο.Α.Ε.Δ.), τον αριθμό μητρώου του Ι.Κ.Α., τον αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων (επί απασχολήσεων ανηλίκων) και τον αριθμό αδείας εργασίας αλλοδαπού (επί απασχολήσεως αλλοδαπού).
Δ. Τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησης τους στην επιχείρηση.
Ε. Τη διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερήσιας εργασίας), το διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας.
ΣΤ. Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές, κάθε εργοδότης υποχρεούται να καταθέτει μια φορά τον χρόνο πίνακα προσωπικού καταγράφοντας το σύνολο του προσωπικού, με τα πλήρη στοιχεία εκάστου όπως αυτά αναφέρονται, Α έως ΣΤ, στην παράγραφο 1 του άρθρου 16 του Ν.2874/2000, που απασχολεί με σχέση εξαρτημένης εργασίας στην επιχείρηση του κατά την ώρα υποβολής.

Η με  αρίθμ. πρωτ.: 44493/933/24.1.2014 απόφαση του Υπουργείου Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας αναφέρεται στην παράγραφος 2 του άρθρου 16 του Νόμου 2874/2000 η οποία λέει ότι:

Η ορθότητα και η ακρίβεια των αναγραφομένων πάσης φύσεως αποδοχών, καθώς και των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του υπεύθυνου εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξη του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών και έχουν όλες τις ευθύνες που προβλέπονται από το Ν. 1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄). Τυχόν παράλειψη της υπογραφής από τον υπεύθυνο λογιστή αιτιολογείται από τον εργοδότη με δήλωση του Ν. 1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄).

Το χρονικό διάστημα υποβολείς, όπως έχει τροποποιηθεί με την παράγραφο γ’ 1.ii του άρθρου 4 της με αρίθμ. 29502/85/1.9.2014 απόφαση του Υπουργού Εργασίας  Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας,  είναι από 01 Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου εκάστου έτους. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων.

Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε4 «Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού», έχει προστεθεί η επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση».

Μέσω της εν λόγω λειτουργίας δημιουργείται ο ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού 2014 και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του νέου ετήσιου πίνακα 2015. Κατ' αυτόν τον τρόπο, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο αριθμός του συνόλου των εργαζομένων, βάσει βέβαια των στοιχείων που έχει δηλώσει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ο εργοδότης.

Για τον λόγο αυτόν οι εξωτερικοί χρήστες, οφείλουν να ελέγξουν με ιδιαίτερη προσοχή τα προσυμπληρωμένα στοιχεία, πριν υποβάλουν τον ετήσιο πίνακα μέσω της ανωτέρω διαδικασίας, ώστε να διορθώσουν τυχόν λάθη ή παραλείψεις.

Ωστόσο θα παρέχεται η δυνατότητα, κατά την ηλεκτρονική υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού ( έντυπο Ε4 ), να συμπληρώνει προαιρετικά το « Έντυπο Έρευνας Ανίχνευσης Αναγκών των Επιχειρήσεων σε Ειδικότητες και Δεξιότητες».

Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελώντας μια πρώτη προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα θα συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στόχευση της κατάρτισης και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.

Για να επιτευχθεί η πλήρης και ακριβής απογραφή του εργατικού δυναμικού που απασχολείται με εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη της χώρας  υπάρχει και η επιλογή υποβολής Ε4 Ετήσιου Συμπληρωματικού πίνακα, ο οποίος κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους που εργάζονταν την ώρα υποβολής του Ε4-Ετήσιου πίνακα αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν.( Αρ.πρ. 40990/50/25.2.2015)

Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη προθεσμία κατάθεσης, δηλαδή έως και την 21 Οκτωβρίου.

Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα-εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.(Αρίθ.29502/85/1.9.2014)

Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.

Τέλος εφόσον παρέλθει η συγκεκριμένη ημερομηνία, η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή θα ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία. Εν συνεχεία η υπηρεσία θα προβαίνει σε όλες τις νόμιμες ενέργειες αναφορικά με την εκπρόθεσμη κατάθεση. ( Αρίθ. 29502/85/1.9.2014 )