Αθήνα, 29/01/2018
Αριθ. Πρωτ.: Δ.Π.Δ.Α. Α.Α.Δ.Ε. Γ 1014105 ΕΞ2018/29-01-2018

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ



ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
ΤΜΗΜΑ Γ’ - ΑΝΑΛΥΣΕΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Ταχ. Δ/νση: Ερμού 23-25
Ταχ. Κώδικας: 10563
Τηλέφωνο: 2131624-255, -230, -231
Fax: 2131624233
url: www.aade.gr

Θέμα: Οδηγίες προς τους Δευτερεύοντες Διατάκτες των Ειδικών Αποκεντρωμένων Υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε. για τη μηνιαία αποστολή στοιχείων απλήρωτων υποχρεώσεων 2018.

Αναφορικά με το αντικείμενο του θέματος και στο πλαίσιο της μέχρι τώρα συνεργασίας μας, καθώς και του καλύτερου συντονισμού κατά το έτος 2018 της συγκέντρωσης οικονομικών στοιχείων απαραίτητων για την κατάρτιση δημοσιονομικών εκθέσεων και αναφορών, σας ενημερώνουμε για τα κάτωθι:

Α. Με την υπ. αριθ. Δ. ΟΡΓ. Α 1001512 ΕΞ 2017/5.1.2017 (ΦΕΚ Β 12/2017) Απόφαση του Διοικητή της Α.Α.Δ.Ε. - όπως τροποποιήθηκε και ισχύει - ορίστηκαν ως Δευτερεύοντες Διατάκτες οι Προϊστάμενοι των Ειδικών Αποκεντρωμένων Υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε., αναφορικά με τις πιστώσεις που τους μεταβιβάζονται με επιτροπικά εντάλματα.

Β. Με τις διατάξεις του άρθρου 8 του Π.Δ. 80/2016 (ΦΕΚ Α 145/2016) καθώς και των άρθρων 24 και 157 του ν.4270/2014 (ΦΕΚ Α 143/2014), όλοι οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησης - συνεπώς και η Α.Α.Δ.Ε. - υποχρεούνται να τηρούν Μητρώο Δεσμεύσεων με παράλληλη υποχρέωση αποστολής στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους ενοποιημένων μηνιαίων πινάκων Μητρώου Δεσμεύσεων, μηνιαίων εκθέσεων εξέλιξης απλήρωτων υποχρεώσεων και τριμηνιαίων εκθέσεων τεκμηρίωσης αποκλίσεων. Παράλληλα, με την υπ. αριθ. 2/2176/ΔΠΓΚ/2018 (ΑΔΑ: 6ΞΗΘΗ-827) Εγκύκλιο του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους «Οδηγίες εκτέλεσης προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2018» καθορίστηκαν και οι προθεσμίες αποστολής των παραπάνω εκθέσεων και αναφορών στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Γ.Λ.Κ.

Γ. Αρμόδια Υπηρεσία της Α.Α.Δ.Ε. για τη συγκέντρωση και αποστολή των προαναφερόμενων αναφορών και εκθέσεων στο Γ.Λ.Κ. καθώς και για την τήρηση του Μητρώου Δεσμεύσεων, είναι η Γενική Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών (Γ.Δ.Ο.Υ.). Για το σκοπό αυτό και για το οικονομικό έτος 2018, η Υπηρεσία μας προέβη στην δημιουργία νέου απλοποιημένου ηλεκτρονικού αρχείου τήρησης δημοσιονομικών στοιχείων (σε αντικατάσταση του παλαιού) με τίτλο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» και το οποίο σας επισυνάπτεται με το παρόν έγγραφο. Το αρχείο αυτό πρέπει να συμπληρώνεται και να αποστέλλεται από την Υπηρεσία σας σε μηνιαία βάση, με καταληκτική ημερομηνία υποβολής του στην Υπηρεσία μας την 2η εργάσιμη ημέρα του επόμενου μήνα κάθε μήνα αναφοράς.

Ως εκ τούτου σας επισημαίνονται τα ακόλουθα ως γενικές κατευθυντήριες οδηγίες:

1. Το αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» είναι τύπου Excel και περιέχει τρία (3) φύλλα εργασίας: «ΟΔΗΓΙΕΣ», «ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ» και «ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ». 

2. Το φύλλο εργασίας «ΟΔΗΓΙΕΣ» περιέχει αναλυτικές οδηγίες συμπλήρωσης του φύλλου εργασίας «ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ».

3. Το φύλλο εργασίας «ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ» συμπληρώνεται κατά τη διάρκεια του έτους αναφοράς με τα στοιχεία όλων των νέων τιμολογίων ή ισοδύναμων εγγράφων που έχουν περιέλθει στην Υπηρεσία σας, ενώ παράλληλα ενημερώνονται τα στοιχεία των ήδη καταχωρηθέντων τιμολογίων ή ισοδύναμων εγγράφων σε περίπτωση αλλαγής της κατάστασής τους (αποστολή στην Δ.Υ.Ε.Ε., εξόφληση κλπ). Επισημαίνεται ότι στο φύλλο εργασίας «ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ» θα πρέπει να καταχωρείτε και τις απλήρωτες υποχρεώσεις όλων των Αυτοτελών Γραφείων και Υποδιευθύνσεων που υπάγονται στην Υπηρεσίας σας. Περαιτέρω, για το φύλλο εργασίας «Τιμολόγια» παρακαλείσθε όπως κάθε μήνα επιλέγετε την ορθή ημερομηνία που αντιστοιχεί στο κελί με ονομασία «Τέλος Περιόδου Αναφοράς», και αναγράφετε τα ορθά στοιχεία επικοινωνίας του Φορέα σας.

4. Το φύλλο εργασίας «ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ» συμπληρώνεται αυτόματα και δεν απαιτείται καμία καταχώρηση από μέρους σας.

5. Απλήρωτες υποχρεώσεις θεωρούνται οι εκκρεμείς δεσμεύσεις για τις οποίες έχει παραδοθεί το τιμολόγιο ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο, αλλά δεν έχει εκδοθεί αντίστοιχος τίτλος πληρωμής. Ληξιπρόθεσμες οφειλές είναι οι απλήρωτες υποχρεώσεις μετά τη πάροδο 90 ημερών από την ημερομηνία υποχρέωσης εξόφλησης.

6. Με την έναρξη του οικονομικού έτους 2018, το αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» θα πρέπει να συμπληρωθεί, κατά προτεραιότητα και πριν από οποιαδήποτε άλλη δαπάνη, με τις απλήρωτες υποχρεώσεις που είχαν καταγραφεί στο αντίστοιχο αρχείο Δεκεμβρίου 2017, σε βάρος ΚΑΕ κατηγορίας Ξ9000 που υφίστανται ειδικά για αυτό το σκοπό (υποχρεώσεις παρελθόντων οικονομικών ετών), ανεξάρτητα του εάν υπάρχουν επαρκείς πιστώσεις και οι αντίστοιχες αναλήψεις στο τρέχον έτος. Για τις ανάγκες αντιστοίχισης των ΚΑΕ εξόδων υποχρεώσεων παρελθόντων ετών, παρέχεται στο Παράρτημα σχετικός πίνακας αντιστοίχισης, σύμφωνα και με το υπ' αριθμ. πρωτ. Δ5Α 1008266 ΕΞ 2012/16-1-2012 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομικών.

7. Κατά την έκδοση των χρηματικών ενταλμάτων προπληρωμής ενημερώνονται ταυτόχρονα όλες οι στήλες του Μητρώου Δεσμεύσεων (αναλήψεις, τιμολόγια, εξοφλήσεις), συνεπώς τα χρηματικά εντάλματα προπληρωμής (Χ.Ε.Π.) δεν δημιουργούν απλήρωτες υποχρεώσεις και ως εκ τούτου δεν καταχωρούνται στο αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018».

8. Δαπάνες που αφορούν μισθώματα (ΚΑΕ 0813) και κοινόχρηστα κτιρίων (ΚΑΕ 1512) δεν καταχωρούνται στο αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018.χί$», καθώς για τις συγκεκριμένες δαπάνες το Μητρώο Δεσμεύσεων ενημερώνεται απευθείας από τη Δ/νση Οικονομικής Διαχείρισης της ΓΔΟΥ, η οποία εκκαθαρίζει και εξοφλεί τις δαπάνες αυτές.

9. Ως ημερομηνία υποχρέωσης εξόφλησης, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 8 του Π.Δ. 80/2016 (ΦΕΚ Α 145/2016), θεωρείται η ημερομηνία παραλαβής από την Υπηρεσία σας του παραστατικού που αποδεικνύει την ύπαρξη της οφειλής ή σε περίπτωση ύπαρξης σύμβασης, η ημερομηνία που ορίζεται σε σχετικό όρο αυτής.

Ειδικότερα για τις παρακάτω κατηγορίες δαπανών ως ημερομηνία υποχρέωσης εξόφλησης τιμολογίου ή ισοδύναμου εγγράφου θεωρείται η κάτωθι αναφερόμενη κατά περίσταση ημερομηνία:

α) Τιμολόγια εμπορικών συναλλαγών (κατηγορίες ΚΑΕ Ξ1000, Ξ9100): Η μεταγενέστερη από τις παρακάτω ημερομηνίες:
- ημερομηνία παραλαβής αγαθών ή υπηρεσιών
- ημερομηνία παραλαβής τιμολογίου ή ισοδύναμου παραστατικού
- ημερομηνία επιβεβαίωσης ή επαλήθευσης από επιτροπή παραλαβής των παραλαμβανόμενων αγαθών ή υπηρεσιών

β) Αποζημιώσεις Υπερωριακής Απασχόλησης (ΚΑΕ Ξ0511, Ξ0512, Ξ9511): Η ημερομηνία παραλαβής από την Υπηρεσία σας του αρχείου .xml που αποστέλλει η Γ.Γ.Π.Σ. Σημειώνεται ότι οι υπερωρίες των τελευταίων μηνών του 2017 για τις οποίες δεν λάβατε αρχείο .xml μέχρι τις 31/12/17, δεν καταχωρούνται στο Μητρώο Δεσμεύσεων του 2017 και θα συμπεριληφθούν στο αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» στο μήνα παραλαβής του αρχείου .xml εντός του 2018. γ) Δαπάνες Μετακινήσεων με έκδοση τακτικού χρηματικού εντάλματος και όχι με Χ.Ε.Π. (κατηγορίες ΚΑΕ Ξ0700, Ξ5300, Ξ9900): Η ημερομηνία πρωτοκόλλου του διαβιβαστικού με τα δικαιολογητικά και την κατάσταση πληρωμής της Υπηρεσίας σας, προς την αρμόδια Δ.Υ.Ε.Ε.
δ) Αποζημιώσεις προσωπικού (ΚΑΕ Ξ0283, Ξ0289, Ξ0385): Η ημερομηνία παραλαβής από την Υπηρεσία σας του αρχείου .xml που αποστέλλει η Γ.Γ.Π.Σ.
ε) Δαπάνες κοινής ωφέλειας (κατηγορία ΚΑΕ 0830): Η ημερομηνία λήξης πληρωμής της οφειλής. στ) Αμοιβές Δικαστικών επιμελητών (ΚΑΕ Ξ0871, Ξ0873, Ξ9871, Ξ9873): Η ημερομηνία παραλαβής του τιμολογίου από την Υπηρεσία σας. Σε περίπτωση παραλαβής των δικαιολογητικών χωρίς την ύπαρξη τιμολογίου δεν θα καταχωρείται καμία εγγραφή στο αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018». ζ) Έντοκα δικαστικών αποφάσεων (ΚΑΕ Ξ0288, Ξ0892, Ξ9892): Η ημερομηνία του πρωτοκόλλου του διαβιβαστικού με τα δικαιολογητικά και την κατάσταση πληρωμής της Υπηρεσίας σας προς την αρμόδια Δ.Υ.Ε.Ε.

Δ. Για την ορθότερη συμπλήρωση του αρχείου «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» και την διασταύρωση των στοιχείων αυτού με τα καταχωρηθέντα στοιχεία από τις Οικονομικές Υπηρεσίες (Δ.Υ.Ε.Ε. και Γ.Δ.Ο.Υ.) στο ΟΠΣΔΠ - SAP, θα σας αποστέλλονται την 1η εργάσιμη ημέρα του επόμενου μήνα κάθε μήνα αναφοράς δύο (2) ηλεκτρονικά αρχεία τύπου Excel (όπως αυτά εξάγονται από το ΟΠΣΔΠ - SAP):

• Αρχείο «ΕΝΤΑΛΜΑΤΑ» με αναλυτικά στοιχεία όλων των ενταλμάτων τα οποία έχουν περιέλθει στις αρμόδιες Δ.Υ.Ε.Ε. από την αρχή του έτους έως το τέλος του μήνα αναφοράς. Με βάση τα στοιχεία της στήλης «Κατάσταση Εντάλματος» του αρχείου αυτού, θα ενημερώνετε το αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» για την εξόφληση ή όχι κάθε τιμολογίου ή ισοδύναμου παραστατικού.

• Αρχείο «ΓΕΝΙΚΗ ΚΙΝΗΣΗ» με συγκεντρωτικά στοιχεία ανά ΚΑΕ εκτέλεσης του προϋπολογισμού του Ειδικού Φορέα σας (πιστώσεις, αναλήψεις, εξοφλήσεις) από την αρχή του έτους έως το τέλος του μήνα αναφοράς.

Ε. Επισημαίνεται ότι η ενιαία, ομοιόμορφη και έγκαιρη αποστολή των δημοσιονομικών στοιχείων συμβάλει στον αποτελεσματικότερο και αποδοτικότερο έλεγχο της αξιοπιστίας των στοιχείων από την Υπηρεσία μας.

Κατόπιν των ανωτέρω παρακαλείστε για την πιστή εφαρμογή των προαναφερόμενων και την έγκαιρη υποβολή του αρχείου «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση mitroo.dd@aade.gr αναγράφοντας στο θέμα του ηλεκτρονικού μηνύματος τον κωδικό της Υπηρεσίας σας. Συμπληρωματικά παρακαλείσθε όπως τηρείτε ως μορφή ονομασίας του ηλεκτρονικού αρχείου που μας αποστέλλετε κάθε μήνα την εξής: (ΚΩΔ. ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ)_ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_ (ΜΗΝΑΣ)_ 2018.xls.

ΣΤ. Τέλος, ταυτόχρονα με την ηλεκτρονική υποβολή του αρχείου «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» και μέχρι την 4η εργάσιμη ημέρα του επόμενου μήνα από κάθε μήνα αναφοράς είναι απαραίτητη η ταχυδρομική αποστολή αντιγράφων των τιμολογίων ή ισοδύναμων παραστατικών που έχουν περιέλθει στην Υπηρεσία σας και έχουν συμπεριληφθεί στο ηλεκτρονικό αρχείο «ΠΙΝΑΚΕΣ_ΜΔ_ΔΔ_2018» στην παρακάτω ταχυδρομική διεύθυνση:

Α.Α.Δ.Ε.
Γενική Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών
Δ/νση Προϋπολογισμού και Δημοσιονομικών Αναφορών - Τμήμα Γ' Ερμού 23-25, ΤΚ 10563, Αθήνα



Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ
ΙΩΑΝΝΗΣ ΚΑΒΒΑΔΑΣ



ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗΣ