Αθήνα, 15 Μαΐου 2017
Αριθμ. Πρωτ.: 713724

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ
ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
ΤΜΗΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ, ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗΣ

Ταχ. Δ/νση : Αγίου Κωνσταντίνου 8
Ταχ. Κώδικας: 102 41 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες : Ε. Καπακουλάκη
Τηλέφωνο : 210-52.15.222

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ 23

ΘΕΜΑ : «Υπενθύμιση οδηγιών σχετικά με την υποχρέωση αποστολής δειγμάτων υπογραφής των υπαλλήλων του ΕΦΚΑ, στα πλαίσια της Σύμβασης της Επισημείωσης της Σφραγίδας της Χάγης (Apostille)».

Η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) είναι η σφραγίδα η οποία απαιτείται, σύμφωνα με την Σύμβαση της Επισημείωσης της Σφραγίδας της Χάγης (5/10/1961), να τεθεί στα δημόσια έγγραφα από το κράτος που τα έχει συντάξει, προκειμένου να βεβαιωθεί η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο καθώς και η ταυτότητα της σφραγίδας που φέρει το έγγραφο. Η χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι βασική προϋπόθεση για να γίνουν δεκτά τα δημόσια έγγραφα μεταξύ οποιουδήποτε κράτους έχει προσχωρήσει στη Σύμβαση και οποιωνδήποτε κρατών δεν έχουν προβάλλει αντίρρηση κατά της προσχώρησής του (βλ. επικαιροποιημένο κατάλογο κρατών που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης-www.ypes.gr και www.hcch.net).

Η χώρα μας κύρωσε την ανωτέρω Σύμβαση με το νόμο 1497/1984-ΦΕΚ Α' 188/27.11.1984. Για τη χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι απαραίτητη η ύπαρξη του δείγματος υπογραφής του υπογράφοντος το δημόσιο έγγραφο. Όταν τα έγγραφα πρόκειται να σταλούν σε κράτος μη μέλος της Σύμβασης της Χάγης (Apostille) ή σε κράτος για το οποίο η χώρα μας έχει εγείρει αντιρρήσεις, ακολουθείται η οδός της επικύρωσης των εγγράφων αυτών από τα εποπτευόμενα Υπουργεία και στη συνέχεια από το ΥΠΕΞ.

Η σύσταση του ΕΦΚΑ σύμφωνα με το άρθρο 51 του ν. 4387/2016 υπαγορεύεται από την ανάγκη εκσυγχρονισμού των υπηρεσιών του προκειμένου να ανταποκρίνονται έγκαιρα και επαρκώς στις ανάγκες των πολιτών. Μέσα στο πλαίσιο αυτό και εξαιτίας της συνένωσης των τέως φορέων κοινωνικής ασφάλισης, υπενθυμίζουμε την υποχρέωση αποστολής δειγμάτων υπογραφής των υπαλλήλων του ΕΦΚΑ (διευθυντών, προϊσταμένων και αναπληρωτών τους ),οι οποίοι έχουν δικαίωμα τελικής υπογραφής εγγράφων, που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στο εξωτερικό στα πλαίσια της Σύμβασης της Χάγης, στις κατά τόπους Αποκεντρωμένες Διοικήσεις της χώρας (επικαιροποιημένο κατάλογο των 7 Αποκεντρωμένων Διοικήσεων μπορείτε να βρείτε στο www.ypes -Αποκεντρωμένη Διοίκηση). Αν πρόκειται για κράτος, το οποίο δεν έχει υπογράψει τη Σύμβαση ή η χώρα μας έχει εγείρει αντίρρηση, τότε η σχετική επικύρωση γίνεται από το Υπουργείο Εξωτερικών - Μεταφραστική Υπηρεσία: Αρίωνος 10/ΤΚ:10554 Αθήνα (Fax:2103285777, 2103285779 και τηλέφωνα: 2103285713-17, 2103285758). Για το λόγο αυτό και οι δύο ανωτέρω υπηρεσίες θα πρέπει να είναι οι παραλήπτες του πίνακα με τα δείγματα υπογραφών των υπαλλήλων των οργανικών μας μονάδων.

Συνοψίζοντας τα παραπάνω, παρακαλούμε να μεριμνήσετε α) για την αποστολή δειγμάτων υπογραφής των υπαλλήλων των υπηρεσιών σας, εφόσον τα στοιχεία αυτά δεν έχουν αποσταλεί στις αρμόδιες αρχές και β) για την επικαιροποίηση και την αποστολή του καταλόγου δειγμάτων υπογραφής σε περίπτωση αποχώρησης ή αλλαγής υπαλλήλου που φέρει την ιδιότητα του τελικού υπογράφοντα, προκειμένου να συνεχίζεται απρόσκοπτα η χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης σε όσα έγγραφα απαιτείται. Για την διευκόλυνσή σας, σας ενημερώνουμε ότι θα βρείτε πλήρες εγχειρίδιο της διαδικασίας του Apostille με αναλυτικές πληροφορίες για τα κράτη που συμμετέχουν στη Σύμβαση της Χάγης αλλά και εκείνα για τα οποία η χώρα μας έχει εγείρει αντιρρήσεις, στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υπουργείου Εσωτερικών:www.ypes.gr-Υπουργείο - Πολιτικές και δράσεις - Apostille.


Η ΑΝ. ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ
ΟΙΚΟΝ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ και ΔΙΟΙΚ/ΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΠΟΛΥΞΕΝΗ ΚΩΝΣΤΑΝΤΕΛΛΟΥ