Ανδρέας Κ. Σακελλαριάδης
Λογιστής - Φοροτέχνης
ΒΙΒΛΙΟ ΥΠΕΡΩΡΙΩΝ

Την υποχρέωση τηρήσεως ειδικού βιβλίου υπερωριών επέβαλε για πρώτη φορά το Ν.Δ 515/1970 με την παρ.1 του άρθρου 3,:

«1. Υπερωριακή απασχόλησις του προσωπικού συμφώνως προς τας διατάξεις του παρόντος επιτρέπεται:
α) Μετά προηγουμένην επίδοσιν εις την αρμοδίαν Επιθεώρησιν Εργασίας ή, όπου δεν υφίσταται τοιαύτη, εις την αρμοδίαν Αστυνομικήν Αρχήν, εγγράφου αναγγελίας περί της υπερωριακής απασχολήσεως, αντίγραφον της οποίας, τεθεωρημένον παρά της Επιθεωρήσεως Εργασίας, δέον να αναρτάται εις εμφανές μέρος του τόπου της εργασίας. Κατ' εξαίρεσιν, εις τας υπό στοιχείον α, β, και γ περιπτώσεις της παραγράφου 1 του άρθρου 1 του παρόντος, δύναται να επιδίδεται η αναγγελία, το βραδύτερον, εντός της επομένης εργασίμου ημέρας από της ενάρξεως της υπερωριακής απασχολήσεως.
β) Υπό τον όρον ότι τηρείται υπό του οικείου εργοδότου ειδικόν βιβλίον υπερωριών υπό τύπον ημερολογίου, θεωρούμενον υπό της αρμοδίας Επιθεωρήσεως Εργασίας, προ πάσης χρησιμοποιήσεως του.
Εις την επιδιδομένην αναγγελίαν περί της υπερωριακής απασχολήσεως, ως και εις το τηρούμενον υπό του εργοδότου, κατά τα άνω, ειδικόν βιβλίον υπερωριών, αναγράφονται εις ειδικάς ταυτόσημους στήλας, αα) η αιτία, δι' ην η υπερωριακή απασχόλησις, ββ) αι τροποποιήσεις τας οποίας επέφερεν ο εργοδότης, προσωρινώς, εις τας συνήθεις ώρας εργασίας, γγ) το ονοματεπώνυμον και η ειδικότης των μισθωτών ή ο αριθμός των απασχοληθησομένων μισθωτών κατ' ειδικότητα και τμήμα, δδ) η ημερομηνία πραγματοποιήσεως της υπερβάσεως, εε) η ώρα ενάρξεως και λήξεως της υπερβάσεως και στ) εν περιπτώσει αναπληρώσεως απολεσθεισών ωρών, υπεύθυνος δήλωσις περί των απολεσθεισών ωρών και περί του τρόπου αναπληρώσεως των. Εις το ειδικόν βιβλίον υπερωριών απαιτείται και υπογραφή του μισθωτού εις ειδικήν στήλην, έφ' όσον ούτος δεν υπογράφη εις εξοφλητικήν μισθολογικήν κατάστασιν.
Το ειδικόν βιβλίον υπερωριών τίθεται, οσάκις ζητείται, εις την διάθεσιν των οργάνων της Επιθεωρήσεως Εργασίας και των οργάνων των φορέων Κοινωνικής Ασφαλίσεως, αντίγραφον δε τούτου υποβάλλεται εις την αρμοδίαν Επιθεώρησιν Εργασίας κατά τους μήνας Μάϊον και Οκτώβριον εκάστου έτους. Η αρμοδία αρχή υποχρεούται να χορηγή αντίγραφον της επιδοθείσης αναγγελίας περί υπερωριακής απασχολήσεως, εις τον έχοντα έννομον συμφέρον μισθωτού.»

Σύμφωνα με το άρθρο 13 του Ν.3846/2010 : «Το Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών που προβλέπεται από την περίπτωση β΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 9 του Π.Δ. 27/6-4/7/1932 (ΦΕΚ 212 Α΄), όπως αντικαταστάθηκε με την παρ. 1 του άρθρου 3 του Ν.Δ. 515/1970 (ΦΕΚ 95 Α΄), ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες εν γένει και μπορεί να τηρείται με τη μορφή ημερολογίου ή μηχανογραφημένων σελίδων, που φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης και την ένδειξη «Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών». Το Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών δεν απαιτεί θεώρηση από την αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ και πρέπει να διατηρείται από τον εργοδότη επί μια πενταετία από τη συμπλήρωσή του. Κατά τα λοιπά, το εν λόγω Βιβλίο διέπεται από τις οικείες διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας.»

Σύμφωνα με το άρθρο 80 του Ν.4144/2013   :

Α. Κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας εργαζομένων, καθώς και η νόμιμη κατά την ισχύουσα νομοθεσία υπερωριακή απασχόληση καταχωρείται υποχρεωτικά πριν την έναρξη πραγματοποίησής της στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών που τηρείται από τον εργοδότη, χωρίς να απαιτείται θεώρησή του από τις αρμόδιες υπηρεσίες του ΣΕΠΕ.

Β. Το Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες εν γένει και μπορεί να τηρείται με τη μορφή ημερολογίου ή μηχανογραφημένων σελίδων, που φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, εκμετάλλευσης ή του εν γένει εργοδότη και την ένδειξη «Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών».

Γ. Το Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών πρέπει να τηρείται στο χώρο εργασίας, να διατηρείται από τον εργοδότη επί μια πενταετία από τη συμπλήρωσή του και να τίθεται στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων, προς έλεγχο, οσάκις ζητείται.

Δ. Στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών αναγράφονται σε ξεχωριστές στήλες:
α) το ονοματεπώνυμο και η ειδικότητα του μισθωτού,
β) η ώρα έναρξης και λήξης του ωραρίου εργασίας,
γ) η τροποποίηση που επέρχεται στο ωράριο εργασίας,
δ) η ημερομηνία πραγματοποίησης της τροποποίησης ή της υπέρβασης του νομίμου ωραρίου,
ε) η ώρα έναρξης και λήξης της υπέρβασης του νομίμου ωραρίου,
στ) η αιτία για την οποία πραγματοποιείται η υπερωριακή απασχόληση,
ζ) η ημερομηνία χορήγησης αναπληρωματικής ανάπαυσης (ΡΕΠΟ), όπου απαιτείται,
η) η υπογραφή του εργαζομένου.

Ε . Αν διαπιστωθεί, από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, ότι έχει επέλθει τροποποίηση ωραρίου εργασίας εργαζομένου ή ότι εργαζόμενος απασχολείται υπερωριακώς χωρίς η τροποποίηση αυτή ή η υπερωριακή απασχόληση να έχουν καταχωρηθεί κατά τα ανωτέρω στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών επιβάλλονται με πράξη του αρμόδιου οργάνου, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με τα άρθρα 24 και 28 του Ν. 3996/2011 , όπως ισχύουν.
Κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, καθώς και η υπερωριακή απασχόληση εργαζομένου είναι νόμιμες μόνον εφόσον καταγραφούν στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών.

ΣΤ. Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί στο ΣΕΠΕ ηλεκτρονικά, στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, « ΕΡΓΑΝΗ» , εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα, το σύνολο των νομίμων, σύμφωνα με τα παραπάνω, υπερωριών, που πραγματοποιήθηκαν, ανά εργαζόμενο, κατά τον προηγούμενο μήνα. Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν. 3996/2011 , όπως ισχύει.

Συνεχίζοντας, η παράγραφος 2 του  άρθρο 14 του Ν.4254/2014 αναφέρει ότι :

2. Η παρ. 1 του άρθρου 80 του Ν. 4144/2013 αντικαθίσταται ως ακολούθως:
«1.Α. Κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας εργαζομένων, καθώς και η νόμιμη κατά την ισχύουσα νομοθεσία υπερωριακή απασχόληση καταχωρείται υποχρεωτικά πριν την έναρξη πραγματοποίησής της στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών που τηρείται από τον εργοδότη, χωρίς να απαιτείται θεώρησή του από τις αρμόδιες υπηρεσίες του ΣΕΠΕ.

Β. Το Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες εν γένει και μπορεί να τηρείται με τη μορφή ημερολογίου ή μηχανογραφημένων σελίδων, που φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, εκμετάλλευσης ή του εν γένει εργοδότη και την ένδειξη «Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών».

Γ. Το Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών πρέπει να τηρείται στο χώρο εργασίας, να διατηρείται από τον εργοδότη επί μια πενταετία από τη συμπλήρωσή του και να τίθεται στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων, προς έλεγχο, οσάκις ζητείται.

Δ. Στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών αναγράφονται σε ξεχωριστές στήλες:
α) το ονοματεπώνυμο και η ειδικότητα του μισθωτού,
β) η ώρα έναρξης και λήξης του ωραρίου εργασίας,
γ) η τροποποίηση που επέρχεται στο ωράριο εργασίας,
δ) η ημερομηνία πραγματοποίησης της τροποποίησης ή της υπέρβασης του νομίμου ωραρίου,
ε) η ώρα έναρξης και λήξης της υπέρβασης του νομίμου ωραρίου,
στ) η αιτία για την οποία πραγματοποιείται η υπερωριακή απασχόληση,
ζ) η ημερομηνία χορήγησης αναπληρωματικής ανάπαυσης (ΡΕΠΟ), όπου απαιτείται,
η) η υπογραφή του εργαζομένου.

Ε . Αν διαπιστωθεί, από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, ότι έχει επέλθει τροποποίηση ωραρίου εργασίας εργαζομένου ή ότι εργαζόμενος απασχολείται υπερωριακώς χωρίς η τροποποίηση αυτή ή η υπερωριακή απασχόληση να έχουν καταχωρηθεί κατά τα ανωτέρω στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών επιβάλλονται με πράξη του αρμόδιου οργάνου, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με τα άρθρα 24 και 28 του Ν. 3996/2011 , όπως ισχύουν.
Κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, καθώς και η υπερωριακή απασχόληση εργαζομένου είναι νόμιμες μόνον εφόσον καταγραφούν στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών.

ΣΤ. Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί στο ΣΕΠΕ ηλεκτρονικά, στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, « ΕΡΓΑΝΗ» , εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα, το σύνολο των νομίμων, σύμφωνα με τα παραπάνω, υπερωριών, που πραγματοποιήθηκαν, ανά εργαζόμενο, κατά τον προηγούμενο μήνα. Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν. 3996/2011, όπως ισχύει.

Με την παράγραφο 1 του άρθρου 55 του Ν.4310/2014, :

«1.Α. Σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποχρεούται να καταχωρίσει στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» της υποπαραγράφου ΙΑ.3 της παραγράφου Ι.Α. του άρθρου πρώτου του Ν.4152/2013 (Α΄ 107) συμπληρωματικούς πίνακες προσωπικού ως προς τα μεταβληθέντα στοιχεία, το αργότερο ως και την ίδια ημέρα της ημέρας αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους. Από τη δημοσίευση του παρόντος κάθε αντίθετη διάταξη καταργείται.
Β. Το Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών του άρθρου 80 του Ν.4144/2013 (Α΄ 88) διατηρείται»,
καταργείται η υποχρέωση του εργοδότη να αναγράφει στο ΕΙΔΙΚΟ ΒΙΒΛΙΟ Υπερωριών και κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργανώσεως του χρόνου εργασίας, όπως είχε καθιερωθεί με το άρθρο 14 παρ. 2 του Ν. 4225/2014 .

Η παράγραφος 2 της Υποπαραγράφου ΙΑ 13 του Ν.4093/2012 ορίζει  ότι, :
«2. Η υπέρβαση του νομίμου ωραρίου εργασίας για περιπτώσεις που δεν υπάγονται στα προβλεπόμενα στις σχετικές διατάξεις του άρθρου 3 του Ν.Δ. 515/1970  επιτρέπεται για δύο (2) ώρες ημερησίως και έως εκατόν είκοσι (120) ώρες το έτος, έπειτα από αναγγελία αυτών από τον εργοδότη στην οικεία Κοινωνική Επιθεώρηση Εργασίας πριν ή το αργότερο κατά την ημέρα πραγματοποίησης της υπερωριακής απασχόλησης, με ταυτόχρονη ενημέρωση του Ειδικού Βιβλίου Υπερωριών, που τηρείται στην επιχείρηση σύμφωνα με το άρθρο 3 παρ. 1 του Ν.Δ. 515/1970 και το άρθρο 13 του Ν. 3846/2010. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, λόγω επειγουσών επιχειρησιακών αναγκών, η υπερωριακή απασχόληση επιτρέπεται να αναγγέλλεται στην οικεία Κοινωνική Επιθεώρηση Εργασίας το αργότερο εντός της επόμενης ημέρας από την έναρξη της υπερωριακής απασχόλησης. Αντίγραφο της αναγγελίας τηρείται στον τόπο παροχής της εργασίας.»,
Η υπέρβαση του ωραρίου εργασίας για όλες τις περιπτώσεις (πλην βιομηχανίας - βιοτεχνίας, υπαγομένων στο άρθρο 3 του ΝΔ 515/70) επιτρέπεται για δύο ώρες ημερησίως και έως εκατόν είκοσι ώρες το έτος, με μόνη τυπική προϋπόθεση την αναγραφή στο ισχύον «ΕΙΔΙΚΟ ΒΙΒΛΙΟ ΥΠΕΡΩΡΙΩΝ» πριν την έναρξη πραγματοποίησης της. Επιπλέον υπάρχει υποχρέωση γνωστοποιήσεως των πραγματοποιηθεισών υπερωριών στο ΣΕΠΕ, εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επομένου (από την πραγματοποίηση υπερωριών) μηνός.

Ειδικότερα, για κάθε ώρα υπερωριακής απασχόλησης που αναγγέλλεται, από τον εργοδότη προς την οικεία Κοινωνική Επιθεώρηση Εργασίας και μέχρι 120 ώρες ετησίως, ο μισθωτός δικαιούται αμοιβή ίση με το καταβαλλόμενο ωρομίσθιο προσαυξημένο κατά 40%, είτε η υπερωριακή απασχόληση αναγγελθεί πριν ή το αργότερο κατά την ημέρα πραγματοποίησης, είτε αναγγελθεί κατά την επόμενη εργάσιμη ημέρα από την έναρξη της υπερωριακής απασχόλησης, σε περίπτωση κάλυψης επειγουσών αναγκών της επιχείρησης. (Απόφ. Υπ. Εργασίας 26352/2012)

Σε περίπτωση κατά την οποία δεν αναγγελθεί η υπερωριακή απασχόληση από τον εργοδότη, σύμφωνα με την ανωτέρω διαδικασία, η υπερωριακή απασχόληση είναι παράνομη και οφείλεται στο μισθωτό αμοιβή ίση με το καταβαλλόμενο ωρομίσθιο προσαυξημένο κατά 80%. (Απόφ. Υπ. Εργασίας 26352/2012)

Η γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης γίνεται ηλεκτρονικά με την φόρμα του εντύπου (Ε8).

Ε8 ΑΝΑΓΓΕΛΙΑ ΥΠΕΡΩΡΙΑΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

Με το έντυπο Ε8 γνωστοποιείται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 80 παρ.1 Στ΄ του Ν.4144/2013 (ΦΕΚ Α΄88) μέχρι την 15η εκάστου μηνός η πραγματοποιηθείσα κατά τον αμέσως προηγούμενο ημερολογιακό μήνα υπερωριακή απασχόληση ανά εργαζόμενο που έχει καταχωρηθεί στο Ειδικό Βιβλίο υπερωριών. Aριθ. πρωτ.: 31403/6.9.2013, Aριθ. πρωτ.: 28153/126/28.8.2013, Άρθρο 4 παράγραφος 2 της απόφ. με Αριθμ. 29502/85/1.9.2014, Αρ. πρωτ.: 46755/847/11.12.2014,περίπ. Β παράγραφος 1 του άρθρου 55 του Ν.4310/2014

Η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε8 δεν δύναται να πραγματοποιηθεί εφόσον έχει παρέλθει η προβλεπόμενη προθεσμία του πρώτου δεκαπενθημέρου του μήνα. Aριθ. πρωτ.: 31403/6.9.2013.

Στην περίπτωση αυτή λοιπόν η γνωστοποίηση της υπερωριακής απασχόλησης πραγματοποιείται με προσέλευση και κατάθεση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ του σχετικού εντύπου, ενώ, στη συνέχεια, οι υπηρεσίες προβαίνουν σε όλες τις ενέργειες που καθορίζονται από την κείμενη νομοθεσία για την περίπτωση εκπρόθεσμης κατάθεσης. Aριθ. πρωτ.: 31403/6.9.2013, Άρθρο 4 παράγραφος 2 στ της απόφ. με Αριθμ. 29502/85/1.9.2014.

Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή. Για το σκοπό αυτό, σε περίπτωση λανθασμένης καταχώρισης στο υποβληθέν έντυπο, ο εργοδότης εκτυπώνει το ηλεκτρονικά υποβληθέν έντυπο, συνοδεύοντας το με : α) γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς την επιθυμητή διόρθωση και εφόσον είναι αναγκαίο, β) συμπληρωμένο έντυπο με τα ορθά στοιχεία, και τα υποβάλλει με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία. Αριθ. πρωτ.: 31403/6.9.2013

Ο σκοπός του « Ειδικού Βιβλίου Υπερωριών» είναι η εγγραφή των νομίμων υπερωριών ( και όχι η υπερεργασία )  που πρόκειται να πραγματοποιηθούν. Τηρείται υποχρεωτικά από τον εργοδότη σε κάθε χώρο εργασίας ( έδρα, υποκατάστημα, κτλπ) διατηρείται για πέντε έτη από την συμπλήρωση του και τίθεται στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων προς έλεγχο όσες φορές ζητηθεί.

Προσοχή
Το βιβλίο θα πρέπει να υπάρχει στις εγκαταστάσεις ακόμα και αν δεν πραγματοποιούνται υπερωρίες.

Τέλος, σύμφωνα με την Αποφ. 56835/1191/2016 Υπουρ. Εργασίας Κοινων. Ασφαλ. και Κοινων. Αλληλ. για το Α' ημερολογιακό εξάμηνο 2017 ο καθορισμός ανωτάτων ορίων υπερωριακής απασχόλησης, των εργαζόμενων σε βιομηχανικές, βιοτεχνικές επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες, αποφασίστηκε ως εξής :

1. Καθορίζουμε ως ανώτατο όριο υπερωριακής απασχόλησης των εργαζομένων στις βιομηχανικές, βιοτεχνικές επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες για το Α΄ ημερολογιακό εξάμηνο 2017, τις τριάντα (30) ώρες.

2. Για τις επιχειρήσεις που λειτουργούν όλο το 24ωρο με εναλλασσόμενες ομάδες, σε περιπτώσεις έκτακτης ασθένειας ή αυθαίρετης απουσίας εργαζομένου κάποιας ομάδας, μπορεί, για την κάλυψη της θέσης του εργαζομένου που απουσιάζει και για χρονικό διάστημα μέχρι πέντε (5) ημέρες στον ίδιο μήνα, να απασχοληθούν υπερωριακά μέχρι τέσσερις (4) ώρες την ημέρα και εντός των πλαισίων της παρ.1, εργαζόμενοι της ίδιας ειδικότητας των άλλων ομάδων εργασίας με καταχώρηση της υπερωριακής εργασίας, πριν την έναρξη πραγματοποίησής της, στο «Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών».

3. Οι διατάξεις της απόφασης αυτής, δεν εφαρμόζονται στο προσωπικό των αρτοποιείων, των αυτοκινήτων, των επιχειρήσεων που δεν υπάγονται στις διατάξεις του π.δ/τος της 27.6/4-7-1932 καθώς και των επιχειρήσεων στις οποίες οι διατάξεις «περί οκταώρου» επεκτάθηκαν με τη μορφή αυτοτελών ρυθμίσεων, χωρίς αναφορά στις διατάξεις του π.δ/τος της 27.6/4-7-1932.